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Skype for Business

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Situation initiale

Le client avait en place la solution de téléphonie Microsoft Skype for Business pour ses deux principaux sites et souhaitait ajouter la téléphonie pour son nouveau site en Asie.

Lors de l’arrivée du COVID-19 en 2020, l’ensemble des activités d’enseignement ont dû être réalisées à distance et le client a choisi la solution Microsoft Teams comme solution pour répondre à ce besoin.

Dès ce moment il a également commencé à utiliser cette solution comme outil de collaboration primaire au sein de son administration. De ce fait, la solution Skype for Business n’était utilisée plus que pour la partie PSTN (téléphonie externe).

But

Le client souhaitait migrer la téléphonie d’entreprise actuelle vers la solution Microsoft Teams Phone System via la fonctionnalité Direct Routing. Ce choix a été motivé par le fait que Teams est un outil pérenne, moderne et déjà adopté par son organisation pour la partie collaboration.

La mise en place de cette solution via Direct Routing permettait de garder son infrastructure actuelle composée de SBC Audiocodes et d’autres systèmes sans devoir changer l’ensemble des équipements.

Il a également choisi de migrer son ancien système de contact center vers la solution Luware intégrée à Microsoft Teams.

L’un des deux sites Suisse du client était hébergé sur une infrastructure Audiocodes Cloudbond 365 et le client souhaitait profiter du projet pour regrouper l’ensemble de la Suisse sur une infrastructure centralisée afin de réduire la complexité et les coûts.

Environ 600 utilisateurs à migrer de Skype for Business à Teams avec la téléphonie, et aussi 3000 utilisateurs sans la téléphonie.

Concept

Notre rôle dans ce projet a consisté à gérer la mise en place de la téléphonie Microsoft Teams Direct Routing, à réaliser la migration des deux sites Suisse et à implémenter la téléphonie sur son site en Asie.

Afin de réaliser la migration des deux sites Suisse, nous avons débuté par une analyse approfondie des différents éléments existants au sein de leur infrastructure Skype for Business et du système de téléphonie actuel.

Une fois l’ensemble des éléments identifiés, nous avons procédé à la mise en place des éléments techniques pour la téléphonie MS Teams. La validation de la solution a été réalisée sous forme de PoC (proof of concept) avec des utilisateurs de test suivi d’un pilote limité à 20 utilisateurs de production.

Après validation formelle du client, nous avons planifié et exécuté la migration en deux lots (un lot par site). De plus, en parallèle, nous avons ajouté la téléphonie Teams pour son site en Asie via un SBC mutualisé chez un opérateur.

En fin de projet, l’ancienne infrastructure de Skype for Business ainsi que l’ancien centre d’appel ont pu être démantelé.

Challenges:

Le point critique de ce projet a été l’identification de l’ensemble des use cases présents sur l’ancienne solution de téléphonie et la planification de leur migration.

En effet, le client n’avait pas un inventaire complet des cas d’utilisation et il a été nécessaire d’analyser en profondeur les différents scénarios afin d’assurer une migration en douceur et sans impact.

Résultat

Suite à une bonne préparation et à une gestion de projet active, la migration a pu être réalisée sans surprise en respectant l’ensemble des contraintes du client (planning, coûts et qualité). L’ensemble des utilisateurs ont pu être migré avec succès et sans impact sur leur travail quotidien.

La migration vers la solution Microsoft Teams Direct Routing a en outre permis de réduire les coûts en regroupant les SIP Trunk sur un site unique pour la Suisse et en diminuant le nombre de serveurs dont certains avait des coûts de maintenance non négligeables.

Cela a également permis de passer en revue l’ensemble des cas d’utilisation et de clarifier et documenter ceux qui ne l’étaient pas jusqu’ici.

La mise en place de la téléphonie sur Microsoft Teams a permis au client d’avoir un outil unique pour la collaboration et communication au sein de son organisation.

Le projet a été un succès et le client a souligné notre professionnalisme et nos compétences.

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Migration from Skype for Business/CUCM to Microsoft Teams Phone System – 8000 users worldwide

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Goal

Microsoft Teams is a natural evolution step for a Global company that uses Skype for Business for UC collaboration. Let us present a case study of one of our successful SFB to Teams migration project:

Client:  Banking software industry

Locations: Switzerland HQ, 62 offices across 39 countries

UC: collaboration, meetings, PSTN calling, federation

User base: more than 8000 users

Voice platform: Cisco CUCM, Skype for Business, Ribbon SBC

The project aim is to migrate all users to Microsoft Teams but also decommission aging Cisco voice system.

Solution

We started with a PoC and implemented Teams Direct Routing on existing Ribbon SBC 1000. SBC was connected to 3 different SIP trunk providers, SFB, Polycom Video conferencing, CUCM and now Teams.  This allowed to keep all systems connected and assured selective gradual migration from SFB to Teams.

So far all users had already Teams client alongside of Skype for Business, but there was no integration, systems were left in Islands mode.  This mode allows users to start using Teams collaboration with no dependency on SFB, but is very confusing for users, as most of functions are also duplicated in Skype for Business with few exceptions. As example, it is not possible to talk to federated partners from Teams Island.  The better ways of integration are

  • Skype for Business only
  • Skype for Business with Teams collaboration
  • Skype for Business with Teams collaboration and meetings
  • Teams only

Each function is available in a specific application and there is no overalap.

Our goal was to provide the quickest way to Teams and we selected overnight migration from SFB to Teams only mode.  SFB hybrid prerequisite was already set and we implemented PoC with 5 users in Teams only.  These Teams users could chat, call and do meetings with their colleagues in SFB and federated partners, as well as call to PSTN. One small inconvenience remains, when these users talk with SFB and then SFB user escalated p2p call to a meeting, the p2p abruptly stops and Teams users receives URL invitation to join SFB meeting.  This will naturally disappear when all users will move to Teams.

Concerning PSTN integration in Teams. Teams can be connected to PSTN with

  • Calling plan – Microsoft provides PSTN numbers in selected countries
  • Direct Routing – bring your own SIP trunk into Teams

We have decided to use Direct Routing to re-use existing connections to operators in many locations, especially due to local restriction and limited availability of Calling plans in some countries.

Few words about Ribbon SBC. It is very easy to deploy Teams Direct routing with Ribbon. Ribbon SBC 1k/2k platform was one of the first to get Direct routing certification from Microsoft. Ribbon supports SILK codec that is very efficient to carry voice over Internet lines in absence of QoS.  

PoC provided an important point to of attention – Firewall rules. It is very important to calculate well the use case, as there are two distinctive modes on how Teams SBC is functioning: media bypass ON or OFF.  Media bypass allows clients to avoid connections to remote Teams tenant proxy and send voice directly to nearly located SBC. Imagine you are using Teams in Switzerland very close to your SBC, but with Media bypass OFF, your voice travels to Teams servers in USA where your tenant is located. With Media bypass ON, it will travel to nearby SBC and thus provide a better voice quality. The down side of Media bypass is that you need to open firewall ports to ANY internet client. With media bypass OFF, we have opportunity to open ports only to Microsoft Teams servers.  Client decision was to use Media bypass OFF in most locations, except where it is required.

After the PoC a rollout was scheduled and it took from April to July to rollout in:

Greece, France, UK (2), Luxemburg, Romania, USA (2), Ecuador, Costa Rica, Mexico, Canada,  India (3), Singapore, Australia, Switzerland (2)

Switzerland SBCs are redundant and connected to 3 different SIP operators to act as Central hub delivering PSTN services with local numbers for Switzerland, Netherlands, Ireland, UK, Germany, South Africa and few other countries.

Few challenges were solved for India locations. Due to office sizes and locations 3 Ribbon SBC were deployed to replace existing Cisco CUCM voice. India authority TRAI requires that Location Based Routing and Logical partitioning between PSTN and VOIP calls are established. Fortunately Teams has the mechanisms to satisfy TRAI requirements – https://www.microsoft.com/itshowcase/blog/location-based-routing-enables-microsoft-india-move-to-microsoft-teams/

We implemented location based routing (LBR) for India Teams:

The LBR logic analyses IP address of a Teams client and decides if PSTN call is allowed or not from that location.

Chennai offices use two alternative PSTN operators. Due to special contact conditions both operator must be used to deliver the calls.  We implemented Ribbon “Time of the day routing” feature to satisfy this requirement. This allows to distribute call traffic 50/50 between two concurrent operators.

Benefits

At this stage cornerstone infrastructure has been successfully deployed, the client continues to gradually migrate users by small groups to Teams.

Why migrate my Cisco Call Manager PBX ?

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Goal

Our customer require a secure and flexible way to connect to different types of applications, such as Skype for Business, Exchange, Remote Desktop Services, Intranet, etc.

The solution must support application high availability, as well as be highly available itself. It also must be affordable and easy to manage.

Users are geographically dispersed and use On Premises or Cloud services from different time zones. Users require services to be highly available and be accessible in a secure manner from corporate PCs, from BYOD, from inside LAN or from Internet.

Solution

To help find the good solution, the customer turned to Microsoft Gold Partner Lambert Consulting.

Lambert Consulting is a certified partner of KEMP Technologies and provides expertise for, but not limited to, Microsoft platforms.

Proof of concept

The customer had already a virtualized environment, and so the choice of KEMP appliance between hardware or virtual was an easy one. KEMP virtual appliance can be deployed at no cost. There are two options for PoC: free or trial. It is a nice and risk free way to get familiar with the product. For Production a licensed version must be purchased.

The main component of KEMP solution is a load balancer, it is typically used to load balance internal LAN traffic between several servers in a farm. As example if you have 3 Exchange servers, KEMP can send user requests to the least loaded Exchange server. In case of failure of a server, KEMP will redirect user traffic to another node without any impact to user application experience.

Another component is a Reverse Proxy. It is typically used to publish securely internal applications to Internet. KEMP will handle user authentication, Single Sign on, SSL offload, deep protocol inspection, DDoS protection, HTML rewrite and other security related functions. KEMP’s SSL re-encryption allows to publish securely legacy applications, like those not compatible with modern TLS 1.2 protocol.

Optionally, we can add Web Application firewall, GEO DNS, management console functions as well.

Planning

The customer and Lambert Consulting began planning the deployment of KEMP load balancers with a start of Microsoft UCC project and then gradually added more functionality and more applications at a later stage.

Deployment

KEMP highly available cluster that consist of two virtual appliances was deployed on VMWare ESX cluster and has two network interfaces – one for DMZ and one for LAN subnets.

KEMP load balances internal LAN connections to Skype for Business farm and does Secure Reverse Proxy for Skype for Business external users.

ServiceNow is a cloud service that is delivered as client_instance.servicenow.com, but this customer wanted to preserve brand and provide service under its domain name: Servicenow.domain.org

In order to do that a KEMP virtual service was created that accepts request for servicenow.domain.org, then rewrites and redirect request to cloud. This way users have a clean and consistent way to access any application regardless where they are located – cloud or on prems.

Applications added later as KEMP Virtual services in the frame of individual customer project implementations:

  • Exchange farm
  • Intranet portal
  • Microsoft Remote Desktop services farm
  • Single sign-on for open source CRM
  • Multifactor authentication self-service portal
  • Microsoft Office Web Apps

Benefits

  • Provided Unified, Security-Enhanced Connectivity: Provide highly secure service for internal and external users.
  • Supports applications’ high availability by load balancing traffic between several server nodes.
  • Affordable costs: a competing products like F5 BigIP or Citrix Netscaler are more expensive .

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Initial situation

Employees are geographically dispersed and most of the calls they place are international. To communicate with one another, they were relying heavily on email and phone conversations to discuss projects, along with an internally developed intranet site to share important organisational materials and information.

With 10 main or regional offices, as well as over 40 country and project offices across the globe, the customer needed a better, more cost effective way to communicate.

Goal

Our customer wanted to reduce the amount—and cost—of travel for employees. It had an expensive legacy audio-conferencing solution in place so employees could conduct remote meetings, but he wanted more capabilities, like the ability to share documents and applications, than that solution offered.

The other challenge it faced with this legacy solution was that the bandwidth requirements were too great for several of its offices where bandwidth availability was lower.

Finally, he wanted a communication tool that would let employees view presence information, locate contacts easily, and let them talk—whether through instant messaging or through VoIP—without incurring additional charges. 

Concept

To help it find the better solution, the customer turned to Microsoft Gold Partner Lambert Consulting.

Lambert Consulting has successfully deployed Microsoft Unified Communications solutions at many international companies. Its services include planning implementations, implementing servers and networks, integration different telephony systems and SIP Trunk providers, and developing tools to support deployment and training.

Proof of concept

Lambert Consulting provided an internal proof of concept for 20 employees using Skype for Business to show the customer the benefits of this solution. It was pleased with the results and decided to deploy the Microsoft solution.

Our customer integrated its existing private branch exchange telephony system with Skype for Business to provide reliable voice over IP service.

Planning

The customer and Lambert Consulting began planning the deployment, with the goals of providing audio and video conferencing for all the staff-even those with lowerbandwidth connection-and implementing a communications solution that would not rely on a virtual private network (VPN) for connectivity.

Our customer also wanted to move away as much as possible from using its current PBX system for telephony, especially at newer locations, where it preferred to use VoIP to place calls. The Information Management Group of the customer and Lambert Consulting deployed the full solution and configured the deployment for high availability.

Deployment

The work to configure the telephony solution with Skype for Business server began 3 months later. Lambert Consulting deployed five Skype for Business Servers. Interoute also deployed two voice gateways, one between Skype for Business and the PBX, and one between Skype for Business and the SIP trunk, which carries voice calls directly to Interoute (telecommunications and hosting services provider with worldwide coverage).

As part of the full deployment, Lambert Consulting also helped customer upgrade Exchange Server and implemented Exchange Unified Messaging. With Unified messaging, employees can receive and manage both voice-mail and email messages through the Microsoft Office Outlook messaging and collaboration client.

Benefits

  • Reduce telephony and travel costs by making calls from the laptop computers.
  • Provide Unified, Security-Enhanced Connectivity: Provide highly secure service even in remote areas with low-bandwidth connections.
  • Ease communication for global workers: Employees and volunteers can easily search for contacts through the application. After they have located a contact, they can view presence information and initiate a call or desktop-sharing session, whether the contact is a federated colleague or a co-worker inside the organisation. Now employees can be in touch wherever they are,  they can still get messages in their inbox when they are traveling. 

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Situation initiale

Le client avait en place la solution de téléphonie OpenScape UC de Unify.

Celle-ci posait de nombreux problèmes notamment de qualité, de coupure et de plantages récurrents. De plus, il n’y avait pas eu d’accompagnement des utilisateurs lors de la mise en place de cette solution.

Cette situation a provoqué l’insatisfaction générale des utilisateurs et a amené au rejet de la solution.

De plus, la précédente migration n’avait pas été finalisée et il restait des composants du système de téléphonie N-1 en production, ce qui amenait une complexité technique supplémentaire.

But

Le client souhaitait implémenter une solution de communication et de collaboration unifiée moderne, innovante et évolutive.

La solution Microsoft Skype for Business a été choisie pour répondre à ces besoins.

Concept

Notre rôle a consisté à gérer la mise en place de cette solution dans l’environnement du client en s’assurant que la migration se fasse dans les meilleures conditions possibles.

L’un des autre grands challenges de ce projet était de s’assurer que la solution réponde aux besoins des utilisateurs finaux et de mettre en place l’accompagnement nécessaire pour que ceux-ci adoptent ce nouvel outil.

Il a fallu pour cela mettre en place une bonne communication interne ainsi que des formations, de la documentation utilisateur et des dépliants explicatifs.

De plus, le client ayant de nombreux points de vente il ne pouvait pas se permettre de ne pas être atteignable suite à une panne des serveurs.

Suivant cette contrainte un pool de 4 serveurs Front End, 2 serveurs Back End et 2 Edge a été mis en place pour répondre pleinement au besoin de continuité. Ces serveurs ont été répartis sur deux sites pour assurer la continuité nécessaire en cas de panne d’un site.

Résultat

Migration réussie, peu d’impact: Grâce à un bon accompagnement des utilisateurs et au suivi de près du projet et de la migration, l’ensemble de la migration sur la solution Skype for Business s’est déroulée sans problème. Il y a eu un impact très limité sur le travail des utilisateurs et pas d’impact pour les clients finaux.

Standardisation: La migration sur la solution Skype for Business a également permis de réduire les exceptions et de standardiser les utilisateurs.

Satisfaction des utilisateurs: Un sondage de satisfaction a été réalisé en fin de migration et plus de 95% des utilisateurs interrogés ont indiqué être satisfait de ce nouvel outil. Le succès de ce projet a aussi été salué par la direction du client.

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